هوشمندسازی سازمان از کجا باید شروع شود

اشتباه رایج: شروع از ابزار

الگوی شکست‌خورده‌ی آشنا این است: تصمیم گرفته می‌شود سازمان «هوشمند» شود، بودجه‌ای تعریف می‌شود، ابزاری خریداری می‌شود و بعد دنبال جایی می‌گردند که به کار بیاید. پروژه معمولاً با یک دموی موفق و یک استقرار بی‌استفاده تمام می‌شود.

مسیر معکوس مطمئن‌تر است: اول یک کار مشخص که امروز درد دارد، بعد سنجش اینکه آیا اصلاً قابل خودکارسازی است، و تنها بعد از آن انتخاب ابزار.

چه کاری کاندیدای بدی است

• کاری که جوابش قضاوت انسانی می‌خواهد، نه بازیابی اطلاعات.
• کاری که سالی چند بار انجام می‌شود؛ صرفه‌جویی‌اش هزینه‌ی پروژه را برنمی‌گرداند.
• کاری که هیچ سند مکتوبی پشتش نیست — چیزی برای بازیابی وجود ندارد.
• کاری که مسئولیت حقوقی دارد و تصمیمش باید امضای مشخص داشته باشد.

اندازه‌گیری، پیش از توسعه

پیش از گسترش به کل سازمان، عددی لازم است که بتوان قبل و بعد را با آن مقایسه کرد: تعداد پرسش تکراری در ماه، زمان متوسط پیدا کردن یک سند، یا حجم تیکت داخلی. بدون این عدد، موفقیت پروژه به برداشت افراد واگذار می‌شود.

به همین دلیل مسیر پیشنهادی ما شروع از یک واحد یا یک فرایند است، نه از کل سازمان.